Cadastro de produtos: sua importância e seus impactos nos negócios em alimentação

É certo que as empresas muitas vezes possuem deficiências em suas atividades e tem uma multiplicidade de pessoas que assessoram ou apoiam o cadastro de produtos, sejam seus contadores internos ou terceiros, que realizam a ponte de consultoria para o seu dia a dia…

Mesmo assim, muitas empresas erram no momento de preencher os documentos fiscais ou ainda, no cadastramento operacional para comercialização dos seus itens no sistema de ponto de venda (PDVs), deixando assim um caminho aberto para pagamento de impostos desnecessários ou que já foram pagos pela indústria no início da cadeia.

Sendo assim, esteja atento às informações que serão passadas a seguir! Nosso objetivo é alertar sobre a importância do cadastro fiscal. Muitas vezes, verificamos que os empresários desconhecem os erros que podem estar sendo cometidos quando o assunto é a classificação tributária da sua atividade e dos itens que comercializa. 

Vamos começar entendendo o que é o cadastro de produtos!

O que é cadastro de produtos?

De forma geral, o cadastro de produtos é um processo que reúne, registra e armazena as principais informações de um item ou produto produzido, ou que é colocado à venda. O cadastro de produtos é a base de uma gestão organizacional.

A partir desse registro, é possível gerar informações suficientes que embasam a vida administrativa e tributária dos produtos o que se torna vital para a operação, produção, gestão de estoque, gestão de compras vendas das atividades empresariais.

De certo modo, todos os processos de uma empresa são baseados em cadastro. Veja, por exemplo, a complexidade do cadastro da folha de pagamento… quantas informações são necessárias para cadastrar um funcionário? E quando realizo a aquisição de um item para a empresa, estou cuidando também do cadastro dos meus fornecedores?

Entendendo o cadastro de produtos: devo me preocupar somente com a parte tributária?

Quando as empresas divulgam seus produtos no mercado, os compradores ou consumidores finais muitas vezes não olham o que está por trás das informações. As empresas podem capturar ou produzir informações importantes, como:

• Quais produtos vendem melhor?
• Qual público com maior alcance?
• Quais produtos que mais comercializo e que deixam melhor margem? posso ter produtos que tenham melhor margem competindo pela atenção do cliente na mesma categoria, com produtos de menor margem;
• Como eu controlo os preços de promoção?
• Como eu analiso o retorno (ROI) de uma ação de marketing ou promoção?

Todas são perguntas formuladas e desenhadas a partir de dados que são atrelados a uma arquitetura ou árvore cadastral!

Neste sentido podemos olhar para dentro da empresa e compreender a sua performance geral e de cada um de seus produtos, porém muitas vezes verificamos ao “puxar informações”, que nem sempre estes dados analisados são coerentes… e assim, não colaboram para compreender como o negócio “ganha e perde dinheiro”.

E aí surgem as questões de gestão: “Estou analisando os custos da forma correta? Tenho a ficha técnica dos produtos que produzo e sei os custos de cada item? O que houve de errado com o cadastro das promoções neste período?”

Quando falamos de gestão nas empresas, perguntas e respostas são necessárias para a tomada de decisão dos empresários. Quando temos e guardamos as informações dos produtos a partir de uma arquitetura cadastral da oferta, como se fosse uma árvore com suas várias ramificações ou segmentação multifacetada, por exemplo, passamos a entender a importância dos cadastros não só na visão tributária, mas também na visão da administração e estratégia de consolidação das informações dos produtos de venda e de compra nas companhias.

Classificação tributária no cadastro de produtos

“São muitos os tributos, porém alguns estão ligados diretamente na composição e formação de um produto. O PIS, COFINS e ICMS influenciam o resultado do seu negócio, razão pela qual a importância de se classificar corretamente todos os itens para o cálculo correto dos impostos.”

Com o advento das escriturações eletrônicas e os chamados SPED’s (Sistema Público de Escrituração Digital) fiscais, as autoridades de controle tributário, Municipal, Estadual e Federal, têm a disposição todas as informações das atividades e tributos destacados nos documentos quando da sua comercialização, sejam dos vendedores ou compradores, sem a necessidade de estar dentro das empresas ou estarem com os documentos físicos em mãos e, com base nessas informações, constatar a existência de algum passivo tributário.  

Como o empresário pode investir em prevenção, ou ficar tranquilo com estas constatações? O empresário muitas vezes se pergunta: O que estou fazendo de errado? Por que meu contador não disse isto? O que tenho que corrigir?

A resposta está associada à regra de manter o cadastro de produtos de entradas e saídas sempre verificados e atualizados.

Como o cadastro interfere na classificação tributária?

Fazer o cadastro dos produtos é uma tarefa rotineira e obrigatória para quem compra e vende mercadorias. Para isso, alguns dados específicos do item devem ser informados, tais como:

• Nome dos produtos
• Tipos de produtos,
• Número individual pelo qual são identificados,
• Descrição geral (tamanho, peso, volume, fabricante etc.),
• Seus custos unitários,
• Preços de venda,
• Nome de fornecedor.

Uma tarefa importante do cadastro de compras é que reflita exatamente como chega a nota fiscal do fornecedor, sendo na descrição, quantidade, peso, preço unitário, classificação e código NCM; e como estou comprando, se é para revenda, para industrialização, consumo, CFOP, etc.

As informações acima são obrigatórias em alguns sistemas de gestão integrados (ERP), mas outros sistemas simples de mercado, também possuem os campos necessários para preenchimento cadastral, porém não possuem a integração fiscal e contábil do cadastro…mas ao escolher um sistema, lembre-se de que elas serão de muita utilidade para o contador, facilitando o seu trabalho.

Um ponto crucial desse processo é a correta tributação dos produtos, já que são muitos impostos ligados a um item. O PIS, COFINS, IPI, substituição tributária (ST) e ICMS, influenciam o resultado do seu negócio, razão pela qual é importante classificar corretamente todos os itens para o cálculo correto dos impostos.

Com todos esses dados reunidos em mãos, o monitoramento dos produtos se torna mais efetivo, resultando em uma melhor gestão dos processos. Dessa forma, as empresas que possuem departamentos fiscal e contábil estruturados, terão seus trabalhos facilitados, permitindo realizar a correta apuração de impostos. Para as empresas que possuem os departamentos terceirizados ou contabilidade externa, também serão beneficiados facilitando o trabalho do prestador, porém é fato que a legislação muda a todo o momento passando a ser primordial a constante atualização da legislação e a verificação e manutenção nos cadastros da empresa.

A importância da revisão de cadastro de produtos

A legislação tributária está em constante revisão, sendo necessário a constante atualização das normas e procedimentos. Além de garantir que a empresa esteja em conformidade com as regras tributárias, é importante refletir sobre o modelo de negócios e gestão da empresa, para garantir uma visão geral dos riscos que corre e das oportunidades que podem surgir dentro da realidade da atividade da empresa. 

O preenchimento correto de um cadastro de produtos e a identificação dos impostos a eles aplicados, dentro de uma transformação acelerada de inovação no negócio, passam a ser uma das maiores dificuldades das empresas. E sabemos também que acompanhar as regras tributárias que sofrem constantes revisões e mudanças pode ser um tanto desafiador no dia a dia competindo com outras demandas da empresa. 

Friso a importância da constante revisão do cadastro de produtos, mostrando que um dos seus principais benefícios é a tributação correta das mercadorias, em especial quanto aos tributos recorrentes, que são PIS, COFINS, IPI, IRPJ, CSLL e ICMS.

As legislações desses tributos no foodservice muitas vezes abrangem benefícios como a isenção, base de cálculo reduzida, alíquota zero, antecipação tributária, e imunidade. No fechamento das apurações dos tributos,  e montagem dos Speds,  estes benefícios podem ser aplicados devidamente, onde se verifica considerável abatimento nos valores a pagar.

Outra vantagem é que estar em conformidade com a legislação evita problemas com fiscalizações, e atualmente com a quantidade obrigações e de declarações acessórias eletrônicas fiscais tem a sua verificação imediata do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). 

Investir em uma revisão de cadastros te ajuda a não errar na classificação tributária e muito mais! 

1. REDUÇÃO DE RISCOS 

Você já se beneficia com a possibilidade de poder identificar, calcular, mensurar e diminuir riscos tributários. Uma vez que o recolhimento de tributos obrigatórios está diretamente ligado aos custos das empresas e pertence, ao mesmo tempo, ao planejamento financeiro na gestão dos negócios, isso vai de encontro com a redução de prejuízos ou penalidades fiscais.

2. IDENTIFICAÇÃO DE BENEFÍCIOS FISCAIS 

Palavra importante para os empresários, pois com a correta utilização e cadastramentos dos produtos, a empresa pode se beneficiar da correta gestão dos seus cadastros. Mas você só conseguirá identificar os créditos fiscais aos quais tem direito se fizer uma revisão tributária eficiente em seu negócio. Não aproveitar essa vantagem, hoje em dia, também significa perder dinheiro. 

3. PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO E DE PREÇOS 

O planejamento tributário permite que você tenha uma visão e gestão 360º da sua empresa e consiga identificar os pontos cegos que vão exigir mais dedicação. O uso da ferramenta também vai te alimentar com dados suficientes para que você consiga ter um panorama muito melhor no momento de comprar, e principalmente, de vender seus produtos, ajudando a precificar cada mercadoria, mantendo assim, um equilíbrio saudável entre saída e entrada de receita. Isto é particularmente importante quando se fala em sazonalidade de vendas ou flutuação de commodities.

O momento atual onde as empresas estão com margens apertadas, com uma forte pressão dos preços de compras, o planejamento tributário precisa fazer parte das estratégias das empresas…porém sem os devidos cadastros, como o empresário poderá tomar boas decisões? eu ainda tenho tempo para corrigir o meu passado?

Muitas empresas deixam de olhar o passado, focando no presente ou no momento futuro. Devemos pensar sempre que as fiscalizações olham o passado. Por esse motivo, é saudável para as empresas realizarem revisões tributárias recorrentes ligadas ao negócio em que atuam, visto que a legislação muda a todo momento, novas interpretações da Receita Federal surgem e assim a empresa possui a oportunidade de recuperar impostos pagos a maior ou ainda, impostos que deixou de tomar créditos conforme o regime tributário adotado pela empresa.

Essa afirmação não se limita aos impostos sobre faturamento dos produtos! Há oportunidades também na revisão dos impostos e informações sobre a folha de pagamento e sobre o resultado geral da empresa.

Conte para a gente: as informações acima são relevantes para sua empresa? Quer saber mais? Nossa equipe está a disposição para contribuir com a gestão do seu negócio. Conte conosco, podemos orquestrar boas soluções para você!